1. Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu

CÔNG TY TNHH UP AGENCY (sau đây gọi là “chúng tôi”) quyết định mục đích, cách thức và trực tiếp xử lý dữ liệu cá nhân nêu trong chính sách này.

Mã số thuế: 0319698438
Trụ sở: 57/56/5 Điện Biên Phủ, Phường Gia Định, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
Văn phòng & studio: 18/10 Tăng Bạt Hổ, phường Bình Lợi Trung, TP. Hồ Chí Minh
Email: hello@upagency.vn
Điện thoại: 078.6688.149

Đầu mối phụ trách dữ liệu cá nhân

Mọi câu hỏi, yêu cầu hoặc khiếu nại về dữ liệu cá nhân xin gửi tới Bộ phận phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân của CÔNG TY TNHH UP AGENCY:

Email: hello@upagency.vn — cách nhanh nhất, và bạn có bản lưu yêu cầu của mình.
Hoặc gửi văn bản tới trụ sở nêu trên, hoặc gọi 078.6688.149.

Đây là nơi tiếp nhận các yêu cầu nêu ở mục 7. Chúng tôi ghi tên bộ phận (không ghi tên một người cụ thể) để bạn vẫn liên hệ đúng nơi khi người phụ trách thay đổi.

2. Căn cứ áp dụng

Chính sách này được xây dựng theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/01/2026) và Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định chi tiết luật này, cùng các văn bản hướng dẫn có liên quan.

3. Dữ liệu chúng tôi thu thập

a) Khi bạn gửi form liên hệ hoặc form nhận báo giá nhanh: họ tên, số điện thoại, email, tên thương hiệu, dịch vụ và gói quan tâm, ngân sách dự kiến, lời nhắn. Kèm theo đó, hệ thống ghi lại trang bạn gửi form và nguồn đưa bạn tới website (tên miền của trang bạn xem trước đó — referrer, và các tham số utm trên đường dẫn) để biết kênh nào mang khách tới.

b) Khi bạn ứng tuyển: họ tên, số điện thoại, email, vị trí ứng tuyển, link portfolio, lời giới thiệu, câu trả lời các câu hỏi sàng lọc (ví dụ tình trạng học tập, buổi vướng lịch học, thời gian di chuyển tới văn phòng, thời điểm có thể bắt đầu) và file CV bạn đính kèm (PDF, Word hoặc ảnh).

Chúng tôi không hỏi dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Tuy nhiên, CV do bạn tự soạn có thể có ngày sinh, giới tính, dân tộc, tôn giáo, tình trạng hôn nhân hay ảnh chân dung — một số thông tin trong đó có thể thuộc nhóm dữ liệu nhạy cảm. Những thông tin này chỉ được dùng cho việc tuyển dụng. Chúng tôi khuyên bạn không ghi số CCCD, dân tộc, tôn giáo trong CV vì không cần cho việc đánh giá hồ sơ.

c) Khi bạn là cộng tác viên (KOL/KOC, host, MC, người mẫu): họ tên, thông tin liên hệ, các kênh bạn hoạt động và thông tin thanh toán thù lao. Dữ liệu này được thu khi hai bên ký hợp đồng hoặc thoả thuận cộng tác, không thu qua website.

d) Khi bạn truy cập website: website hiện không đặt cookie theo dõi hay cookie quảng cáo trên trình duyệt của bạn. Cơ chế hỏi ý kiến thì đã dựng sẵn: ngày nào chúng tôi bật một công cụ đo lường, website hỏi bạn trước khi đặt bất kỳ cookie nào của công cụ đó — không có chuyện đặt trước rồi xin phép sau. Máy chủ ghi nhật ký kỹ thuật (địa chỉ IP, loại trình duyệt, thời điểm truy cập) và chỉ giữ trong thời gian ngắn để vận hành website và chống spam — đây là việc vận hành, không phải cookie.

Đếm lượt bấm nút liên hệ (ẩn danh). Khi bạn bấm nút Gọi, Zalo, Messenger hoặc Nhận báo giá, website cộng thêm một lượt vào bộ đếm của chúng tôi. Bộ đếm chỉ gồm ngày, loại nút, trang bạn đang xem và số lượt — không lưu địa chỉ IP, không đặt cookie, không gắn với bạn và không cho biết ai đã bấm. Chúng tôi dùng để biết trang nào được quan tâm. Vì không nhận diện được bạn nên việc này không có hộp xin phép riêng.

Đếm lượt vào từ công cụ AI (ẩn danh). Khi bạn mở website từ một công cụ trí tuệ nhân tạo (ví dụ khi nó dẫn bạn tới một liên kết), website cộng thêm một lượt vào cùng bộ đếm ở trên, tính một lần cho mỗi lượt truy cập. Bộ đếm chỉ gồm ngày, trang bạn mở đầu tiên và số lượt — không lưu địa chỉ IP, không đặt cookie, không lưu tên công cụ hay thông tin về bạn.

Cookie và bộ nhớ trình duyệt

Website dùng đúng những thứ dưới đây, không hơn.

Loại cần thiết — không cần xin phép vì thiếu nó thì website không chạy đúng, nhưng chúng tôi vẫn nêu ra để bạn biết:

__Secure-up_phien — cookie đăng nhập của nhân viên UP AGENCY, dùng chung choupagency.vn và cổng nội bộ bos.upagency.vn; hạn theo lần đăng nhập cổng nội bộ. Chỉ được đặt khi nhân viên đăng nhập; bạn vào đọc website thì không bao giờ nhận cookie này.
up_session — cookie đăng nhập bằng tài khoản riêng của trang quản trị(lối dự phòng), tự hết hạn sau 8 giờ. Cũng chỉ đặt khi có người đăng nhập khu quản trị.
up-cookie — chính câu trả lời của bạn về cookie, nằm trong bộ nhớ trình duyệt trên máy bạn. Muốn tôn trọng lời “không” của bạn thì buộc phải ghi nhớ lời “không” đó. Bản ghi gồm ba thứ: bạn đồng ý những mục đích nào, bấm lúc nào, theo bản nào. Nó không được gửi về máy chủ của chúng tôi; chúng tôi nhớ 12 tháng rồi hỏi lại.
Tham số utm của phiên truy cập — khi bạn mở trang có form, trình duyệt tạm nhớ các tham số utm trên đường dẫn (sessionStorage, tự mất khi bạn đóng thẻ) để form biết bạn đến từ kênh nào. Không gửi cho ai khác, và chỉ được gửi về cho chúng tôi khi chính bạn bấm gửi form.
Trang bạn mở đầu tiên và nơi dẫn bạn tới (up-nguon-vao) — trình duyệt tạm nhớ tên website đã dẫn bạn tới (ví dụ một công cụ tìm kiếm hay trí tuệ nhân tạo) và trang đầu tiên bạn mở trong lượt truy cập này (sessionStorage, tự mất khi bạn đóng thẻ). Mục đích: ghi nguồn khi chính bạn bấm gửi form, và cộng một lượt đếm ẩn danh nếu bạn đến từ một công cụ trí tuệ nhân tạo (xem đoạn “Đếm lượt vào từ công cụ AI” ở trên). Không gửi cho ai khác.

4. Mục đích và căn cứ xử lý

Sự đồng ý của bạn — thể hiện khi bạn bấm nút gửi trên form. Ngay trên nút luôn có một câu nói rõ thông tin được dùng để làm gì; bấm nút sau câu đó là bạn đồng ý. Dùng để: liên hệ tư vấn và báo giá theo yêu cầu bạn gửi; gửi thư xác nhận đã nhận yêu cầu hoặc hồ sơ; đánh giá hồ sơ và trao đổi về cơ hội việc làm; thống kê nguồn khách để cải thiện website.
Thực hiện hợp đồng — với cộng tác viên: ghép vào chiến dịch phù hợp, trả thù lao và đối soát.
Tuân thủ pháp luật — nghĩa vụ kế toán, thuế và yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Hai việc đồng ý khác nhau, đừng lẫn: bấm gửi form là đồng ý cho chúng tôi lưu và dùng thông tin bạn tự điền (họ tên, số điện thoại…). Còn cookie đo lường hỏi riêng bằng hộp xin phép ở đáy trang. Gửi form không có nghĩa là bạn đã đồng ý cho cookie đo lường, và ngược lại — mỗi mục đích một lần bấm.

Chúng tôi chỉ dùng dữ liệu cho đúng các mục đích trên. Nếu cần dùng cho mục đích khác, chúng tôi sẽ hỏi ý kiến bạn trước. Nếu bạn không đồng ý, xin đừng bấm gửi form — bạn vẫn có thể gọi trực tiếp 078.6688.149.

5. Ai được nhận dữ liệu của bạn

Để vận hành website, chúng tôi dùng các nhà cung cấp dưới đây. Họ xử lý dữ liệu thay mặt chúng tôi, chỉ trong phạm vi dịch vụ họ cung cấp:

Vercel — lưu trữ và chạy website; máy chủ xử lý đặt tại Singapore, nội dung trang được phân phối qua mạng máy chủ toàn cầu.
Supabase — cơ sở dữ liệu và kho lưu file (gồm file CV); máy chủ đặt tại Singapore.
Google Workspace — email công ty: nhận thông báo có nội dung yêu cầu hoặc hồ sơ của bạn, và gửi thư xác nhận tới bạn.
Telegram — gửi thông báo nội bộ tức thời cho đội ngũ phụ trách, gồm tóm tắt yêu cầu hoặc hồ sơ (họ tên, số điện thoại, email, nội dung bạn nhập).

Các nhà cung cấp này đặt máy chủ ngoài lãnh thổ Việt Nam, nên dữ liệu của bạn được lưu trữ và xử lý ở nước ngoài. Cụ thể: yêu cầu tư vấn, hồ sơ ứng tuyển và file CV nằm trong cơ sở dữ liệu Supabase đặt tại Singapore, và được máy chủ xử lý của Vercel ở Singapore đọc/ghi. Thư điện tử cùng nhật ký vận hành nằm trên hạ tầng của các nhà cung cấp nêu trên là công ty Hoa Kỳ (Vercel Inc., Google LLC), nên phần này có thể được lưu tại trung tâm dữ liệu ở Hoa Kỳ hoặc Liên minh Châu Âu. Thông báo nội bộ qua Telegram nằm trên máy chủ của Telegram ở nước ngoài. Khi bấm gửi form, bạn đồng ý với cả việc dữ liệu được lưu trữ và xử lý trên hạ tầng này.

Với cộng tác viên, tên, kênh và số liệu kênh có thể được giới thiệu cho nhãn hàng của chiến dịch bạn tham gia, theo thoả thuận cộng tác.

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân. Ngoài các trường hợp nêu trên, chúng tôi không chia sẻ dữ liệu của bạn cho bên nào khác, trừ khi pháp luật yêu cầu.

6. Thời gian lưu

Yêu cầu tư vấn: tối đa 24 tháng kể từ lần bạn liên hệ (ngày gửi yêu cầu).
Hồ sơ ứng tuyển: tối đa 12 tháng kể từ ngày nộp.
Dữ liệu cộng tác viên: trong thời hạn hợp đồng, sau đó giữ thêm trong thời gian cần thiết để thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế.

Hệ thống chạy tác vụ dọn dữ liệu tự động mỗi ngày: yêu cầu tư vấn và hồ sơ ứng tuyển quá hạn được xoá khỏi hệ thống, kèm cả file CV đính kèm. Riêng các bản thông báo đã gửi qua email và Telegram nội bộ không tự xoá theo tác vụ này; đội ngũ xoá thủ công theo cùng thời hạn trên.

Bạn có thể yêu cầu xoá sớm hơn bất cứ lúc nào (xem mục 7) — khi đó chúng tôi xoá cả dữ liệu trên hệ thống lẫn các bản thông báo nội bộ liên quan.

7. Quyền của bạn

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có quyền:

Được biết về việc xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
Đồng ý hoặc không đồng ý, và yêu cầu rút lại sự đồng ý.
Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu.
Yêu cầu cung cấp, xoá, hạn chế xử lý dữ liệu; phản đối việc xử lý dữ liệu.
Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật.
Yêu cầu áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình theo quy định của pháp luật.

Cách thực hiện: gửi email tới hello@upagency.vn, nêu rõ yêu cầu và số điện thoại hoặc email bạn đã dùng khi gửi form để chúng tôi tra cứu. Chúng tôi có thể hỏi thêm thông tin để xác minh bạn đúng là chủ của dữ liệu.

Chúng tôi xác nhận đã nhận yêu cầu trong 02 ngày làm việc và xử lý trong thời hạn pháp luật quy định.

Rút lại sự đồng ý

Với thông tin bạn đã gửi qua form: bạn đã đồng ý khi bấm nút gửi trên form, và bạn có thể rút lại bất cứ lúc nào, không cần nêu lý do. Cách làm:

Gửi email tới hello@upagency.vn với tiêu đề “Rút lại sự đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân”.
Trong thư, ghi số điện thoại hoặc email bạn đã dùng khi gửi form, để chúng tôi tìm đúng dữ liệu của bạn.
Chúng tôi xử lý ngay khi nhận được yêu cầu: ngừng liên hệ tư vấn, ngừng xử lý dữ liệu và xoá dữ liệu tương ứng (gồm cả file CV và các bản thông báo nội bộ liên quan), trừ phần pháp luật yêu cầu phải lưu giữ. Chúng tôi trả lời bạn khi đã xong.

Thư xác nhận tự động gửi sau khi bạn gửi form cũng nhắc lại cách rút lại đồng ý, để bạn không phải tìm lại trang này: thư xác nhận yêu cầu tư vấn ghi hello@upagency.vn, thư xác nhận hồ sơ ứng tuyển ghi hộp thư tuyển dụng hr@upagency.vn — gửi tới địa chỉ nào cũng được.

Rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý đã thực hiện trước đó. Nếu bạn rút lại khi hai bên đang trao đổi một công việc cụ thể, chúng tôi sẽ không thể tiếp tục tư vấn hoặc xem xét hồ sơ của bạn.

8. Bảo mật dữ liệu

Mọi kết nối tới website đều được mã hoá qua HTTPS.
Dữ liệu form chỉ được máy chủ của website đọc và ghi; trình duyệt không truy cập thẳng vào cơ sở dữ liệu.
File CV nằm trong kho lưu trữ riêng tư, không có đường dẫn công khai. Link tải CV chỉ được cấp cho người phụ trách tuyển dụng và tự hết hạn sau một thời gian.
Chỉ người được giao quyền quản trị mới đăng nhập được trang quản trị; phiên đăng nhập tự hết hạn.

Nếu xảy ra sự cố làm lộ lọt dữ liệu, chúng tôi sẽ xử lý và thông báo theo quy định của pháp luật.

9. Người dưới 16 tuổi

Dịch vụ của chúng tôi dành cho doanh nghiệp và người từ 16 tuổi trở lên. Các form trên website không hỏi tuổi và chúng tôi không chủ động thu thập dữ liệu cá nhân của người dưới 16 tuổi.

Nếu phát hiện một yêu cầu tư vấn hoặc hồ sơ ứng tuyển do người dưới 16 tuổi gửi mà không có sự đồng ý của cha, mẹ hoặc người giám hộ, chúng tôi xoá dữ liệu đó và không dùng cho bất kỳ mục đích nào.

Cha, mẹ hoặc người giám hộ có thể yêu cầu xem hoặc xoá dữ liệu của con bằng cách gửi email tới hello@upagency.vn (cách làm như mục 7). Chúng tôi có thể hỏi thêm thông tin để xác minh quan hệ cha mẹ, người giám hộ trước khi xoá — nhằm tránh việc người khác mượn danh để xoá dữ liệu.

10. Fanpage Facebook và ứng dụng kết nối

Website dùng một ứng dụng Meta (Facebook) do chính chúng tôi tạo để đăng bài lên Fanpage UP AGENCY và đọc số liệu tổng hợp của Fanpage: số người theo dõi, lượt tiếp cận, số lượt cảm xúc, bình luận, chia sẻ và lượt bấm của từng bài. Chỉ người quản trị Fanpage của công ty đăng nhập ứng dụng này.

Ứng dụng không đọc tin nhắn, không đọc nội dung bình luận hay tên, hồ sơ của người bình luận, và không thu thập dữ liệu cá nhân của người xem Fanpage. Đường dẫn trong bài Fanpage có gắn tham số utm (ví dụ utm_source=facebook) để biết bạn vào website từ Fanpage — như mô tả ở mục 3.

Yêu cầu xoá dữ liệu của ứng dụng: ứng dụng chỉ lưu mã truy cập của Fanpage công ty (đã mã hoá), tên người quản trị đã kết nối và số liệu tổng hợp của Fanpage. Nếu bạn từng đăng nhập ứng dụng này bằng tài khoản Facebook của mình, bạn có thể gỡ ứng dụng tại Facebook → Cài đặt và quyền riêng tư → Cài đặt → Ứng dụng và trang web, rồi gửi email tới hello@upagency.vn để chúng tôi xoá mọi dữ liệu liên quan tới bạn. Chúng tôi xác nhận đã nhận trong 02 ngày làm việc và báo lại khi đã xoá xong.

11. Thay đổi chính sách

Phiên bản: 2026-10-23 · Hiệu lực từ ngày 23/10/2026.

Khi có thay đổi, chúng tôi cập nhật tại chính trang này, kèm số phiên bản và ngày hiệu lực mới.

Chính sách bảo mật dữ liệu cá nhân