Thuê agency hay tự làm marketing tuỳ vào ba câu hỏi: công ty đã có người đủ nghề dẫn dắt team chưa, sản phẩm có khó giải thích không, và bạn cần chiến dịch chạy trong vài tuần hay chờ được vài tháng. Có người dẫn dắt, sản phẩm khó: tự làm. Cần nhanh và nhiều kênh cùng lúc: thuê agency.
Thuê agency hay tự làm marketing: tính đủ chi phí trước khi so
Nhiều chủ doanh nghiệp so sai ngay từ bước đầu: đặt lương một nhân viên marketing cạnh báo giá một tháng của agency, thấy lương thấp hơn, rồi kết luận tự làm rẻ hơn. Phép so đó thiếu gần hết các khoản thật.
Ví dụ minh hoạ: một shop mỹ phẩm online cỡ nhỏ, bán qua TikTok Shop và Shopee, chủ shop tự chạy quảng cáo buổi tối. Chủ shop tuyển một bạn marketing để đỡ việc. Vài tháng sau, bạn ấy vẫn cần chủ shop duyệt từng nội dung, chưa biết livestream, còn quảng cáo vẫn do chủ shop chạy. Lương trả đủ, nhưng thời gian của chủ shop không giảm. Cái giá thật ở đây là thời gian của người chủ — khoản không nằm trên bảng lương nào.
Trước khi so với báo giá agency, hãy cộng chi phí thật một tháng của team tự làm:
- Lương và bảo hiểm của từng người.
- Công cụ: phần mềm thiết kế, phần mềm quản lý kênh, tài khoản trả phí.
- Thiết bị và chỗ ngồi: máy tính, điện thoại quay video, đèn, góc chụp sản phẩm.
- Giờ của bạn dành để hướng dẫn và duyệt bài, quy ra tiền theo giá trị một giờ làm việc của bạn.
- Chi phí tuyển lại khi có người nghỉ: tiền đăng tin, thời gian phỏng vấn, thời gian người mới làm quen sản phẩm — chia đều cho số tháng một người thường ở lại công ty bạn.
Tổng năm dòng trên mới là con số đặt cạnh báo giá agency. Bảng dưới so những điểm có thể kiểm được:
| Điểm so | Tự làm nội bộ (in-house) | Thuê agency |
|---|---|---|
| Từ lúc quyết định tới chiến dịch đầu tiên | Thời gian tuyển + thời gian người mới hiểu sản phẩm | Thời gian ký hợp đồng + buổi giới thiệu sản phẩm cho agency |
| Tháng không có chiến dịch | Vẫn trả lương, bảo hiểm, chỗ ngồi | Không trả nếu ký theo chiến dịch; vẫn trả nếu ký gói tháng |
| Người làm nghỉ việc | Bạn tuyển lại, đào tạo lại | Agency tự thay người, hợp đồng vẫn chạy |
| Số kênh làm cùng lúc | Bằng số kỹ năng của người bạn tuyển được | Theo đội chuyên từng mảng: Ads, Content, SEO, livestream, KOC |
| Tài khoản quảng cáo và dữ liệu khách | Nằm ở doanh nghiệp | Nằm ở doanh nghiệp nếu hợp đồng ghi rõ; không ghi thì dễ nằm ở agency |
| Khi thị trường chậm | Cho người nghỉ, có thể phải trả trợ cấp thôi việc | Thu nhỏ hoặc dừng theo điều khoản hợp đồng |
Câu hỏi tự soát: tháng trước bạn mất bao nhiêu giờ để duyệt và sửa nội dung marketing? Nếu bạn không trả lời được, bạn chưa có đủ dữ liệu để so.
Khi nào nên tự làm marketing in-house
Tự làm đáng tiền khi hai điều đầu dưới đây cùng đúng với bạn; điều thứ ba làm lựa chọn này rõ hơn:
- Sản phẩm khó giải thích hoặc cần giữ bí mật. Thiết bị kỹ thuật, phần mềm cho doanh nghiệp, sản phẩm có công thức riêng — người ngoài cần nhiều buổi làm việc mới nói đúng, và càng nhiều người ngoài nắm thông tin thì càng khó giữ bí mật kinh doanh.
- Công ty đã có một người quản lý marketing từng làm thật. Không có người này, nhân viên mới chỉ thử rồi sai, sai rồi thử, và người duyệt cuối cùng vẫn là chủ doanh nghiệp. Cách kiểm nhanh: người đó có tự lập được kế hoạch một tháng gồm mục tiêu, kênh, ngân sách và cách đo không?
- Bạn cần nội dung đều mỗi ngày và phần lớn là việc đơn giản: đăng bài, trả lời bình luận, quay video ngắn. Nhân viên trong nhà làm việc này rẻ hơn, nhất là khi được hướng dẫn quay video sản phẩm tại nhà thay vì thuê ê-kíp mỗi lần.
Nếu chỉ có điều thứ ba, bạn cần một người làm nội dung, chưa cần cả một phòng marketing. Đừng tuyển ba người khi việc thật chỉ đủ cho một.
Câu hỏi tự soát: nếu người làm marketing của bạn nghỉ ngày mai, ai biết mật khẩu fanpage, tài khoản quảng cáo và lịch đăng bài tuần sau?
Khi nào nên quyết định thuê agency
Thuê ngoài hợp lý khi bạn vướng ở quy mô hoặc chuyên môn, không phải chỉ vì muốn bớt việc:
- Bạn cần chiến dịch chạy ngay và không có thời gian thử. Agency đã đi qua nhiều dự án nên có sẵn quy trình, mẫu báo cáo và người biết lỗi thường gặp.
- Chiến dịch cần nhiều kênh cùng lúc: livestream bán hàng, phủ thương hiệu, booking hàng loạt KOC. Riêng phần KOC đã cần mạng lưới và người lọc hồ sơ — đọc cách chọn KOC phù hợp cho doanh nghiệp để thấy khối lượng việc thật.
- Bạn đã tự chạy một thời gian (khoảng 6 tháng đến 1 năm), biết kênh nào ra đơn, và giờ muốn tăng quy mô doanh thu. Lúc này bạn thuê agency với dữ liệu trong tay, nên đặt được mục tiêu cụ thể và kiểm được kết quả.
Điểm thứ ba là thời điểm dễ làm việc với agency, vì bạn biết mình đang mua gì. Doanh nghiệp chưa từng tự chạy thường không biết báo cáo của agency tốt hay dở.
Mẫu câu gửi agency trước buổi gặp đầu: "Kênh đang ra đơn của chúng tôi là … Chúng tôi muốn tăng … trong … tháng. Anh chị đề xuất làm phần nào, phần nào chúng tôi nên tự giữ?" Agency nào trả lời được câu cuối một cách thẳng thắn là agency đã nghĩ về việc của bạn.
Chi phí chìm và rủi ro báo giá ít người tính
Hai bên đều có khoản không nằm trên giấy. Nhìn đủ cả hai rồi mới chọn.
Chi phí chìm của team in-house
Ngoài lương, team tự làm còn kéo theo:
- Tiền tuyển dụng, đào tạo và trợ cấp khi có người nghỉ.
- Tiền quản lý, chỗ ngồi, máy móc chuyên dụng.
- Chi phí cơ hội: những tháng team thử sai hướng mà không ra đơn. Khoản này không ai ghi sổ nên hay bị bỏ sót khi so.
Đọc báo giá agency sao cho khỏi lệch
Hai agency uy tín có thể báo hai mức giá cách xa nhau cho cùng một mục tiêu, vì mỗi bên tính một phạm vi việc khác nhau. Hiểu cấu thành chi phí & báo giá giúp bạn khỏi mua hớ, và cũng khỏi chọn bên rẻ rồi nhận lại sản phẩm kém.
Checklist hỏi trước khi ký:
- Báo giá đã gồm tiền chạy quảng cáo chưa, hay chỉ là phí quản lý?
- Sau khi hết hợp đồng, ai giữ fanpage, tài khoản quảng cáo, dữ liệu khách?
- Báo cáo gửi bao lâu một lần, gồm những chỉ số nào, ai ở phía agency chịu trách nhiệm?
- Nếu sau tháng đầu kết quả lệch kế hoạch, điều khoản dừng hoặc đổi hướng là gì?
Rủi ro còn lại là mất kiểm soát thông điệp: agency không hiểu sản phẩm thì truyền thông lệch định vị. Cách chặn đơn giản là giữ quyền duyệt nội dung ở phía bạn trong vài tuần đầu.
Khi nào cả hai lựa chọn đều chưa đúng
Phép tính ở trên giả định sản phẩm đã bán được. Nếu bạn chưa có khách mua lại, chưa rõ ai là người mua, thì thuê agency hay tuyển team đều là đổ tiền vào khuếch đại một thứ chưa được kiểm chứng. Lúc đó, việc cần làm là tự bán thử với ngân sách nhỏ, nói chuyện với khách, chỉnh sản phẩm.
Trường hợp thứ hai: không ai trong công ty đọc được báo cáo marketing. Bạn tự làm thì không biết team đang sai ở đâu; bạn thuê ngoài thì không biết agency làm tốt hay chưa. Ít nhất một người phía bạn phải hiểu các chỉ số cơ bản.
Với doanh nghiệp đã vượt qua hai điểm vướng đó, cách làm hợp lý là kết hợp: giữ một khung in-house gọn để nắm định vị, duyệt nội dung và giữ dữ liệu, rồi thuê dịch vụ chuyên nghiệp từ agency cho các chiến dịch lớn như livestream hay booking KOC. Đánh đổi là bạn vẫn phải dành thời gian phối hợp hai bên, và cần một người phía bạn đủ nghề để làm đầu mối.
Việc nên làm trong tuần này
Ba việc làm được ngay, trước khi gặp bất kỳ agency nào hay đăng tin tuyển dụng:
- Cộng chi phí thật một tháng của team hiện tại theo năm dòng ở phần đầu, kể cả giờ của chính bạn.
- Viết ra kênh nào đang ra đơn và kênh nào bạn muốn mở thêm. Kênh mới, cần nhiều kỹ năng cùng lúc thì nghiêng về thuê ngoài; kênh cũ, việc lặp lại thì nghiêng về tự làm.
- Kiểm tra ai đang giữ quyền quản trị fanpage, tài khoản quảng cáo và dữ liệu khách. Nếu câu trả lời là một nhân viên hoặc một bên ngoài, chuyển quyền quản trị chính về tài khoản do doanh nghiệp đứng tên ngay.
Nếu muốn có người cùng xem con số đó, UP AGENCY có đội ngũ 13 năm kinh nghiệm trong marketing và truyền thông, sẵn sàng góp ý phần nào nên thuê, phần nào nên giữ. Gửi yêu cầu tại trang liên hệ để nhận phân tích phương án cho chiến dịch sắp tới.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ ngân sách thấp nên thuê agency hay tự làm?
Ngân sách nhỏ và sản phẩm đơn giản thì giai đoạn đầu nên tự triển khai hoặc thuê người làm bán thời gian. Mục đích là tự nắm được kênh nào ra đơn trước khi trả tiền cho bên ngoài làm thay.
Có nên thuê freelancer thay cho agency không?
Freelancer hợp với một việc rõ ràng, ví dụ thiết kế bộ ảnh hoặc chạy một kênh quảng cáo. Khi chiến dịch cần nhiều người phối hợp, bạn sẽ phải tự làm người điều phối giữa các freelancer — đó chính là phần việc agency nhận thay.
Nên ký với agency theo gói tháng hay theo từng chiến dịch?
Lần hợp tác đầu, ký theo chiến dịch giúp bạn đánh giá agency mà không bị ràng buộc lâu. Khi đã quen cách làm của nhau và có việc đều hằng tháng, gói tháng giúp hai bên lên kế hoạch dài hơn.
Muốn chuyển từ agency về tự làm thì chuẩn bị gì?
Yêu cầu agency bàn giao tài khoản, tài liệu hướng dẫn thương hiệu, lịch nội dung và báo cáo cũ trước khi hợp đồng kết thúc. Nên cho người phía bạn làm cùng agency một thời gian để học cách vận hành trước khi tự đứng.