Hợp đồng booking kol cần gì để shop không mất tiền oan? Tối thiểu sáu nhóm điều khoản: phạm vi công việc chi tiết, KPI và cách nghiệm thu, quyền sử dụng nội dung và chạy quảng cáo, độc quyền và bảo mật, chi phí kèm thuế và lịch thanh toán, chế tài khi KOL xoá bài hoặc vi phạm cam kết. Thiếu nhóm nào, rủi ro dòng tiền nằm ở nhóm đó.
Hợp đồng booking KOL cần gì về phạm vi công việc và KPI
Một chiến dịch kết thúc bằng video bị gỡ sớm, hoặc lượt xem không như lời hứa, và nhãn hàng đành chịu vì trong thoả thuận chỉ có giá tiền với số bài đăng. Chuyện này hay gặp đến mức nhiều chủ shop coi là rủi ro nghề. Thật ra phần lớn là rủi ro của văn bản: những thứ không được viết ra thì không ai phải chịu trách nhiệm.
Phạm vi công việc là nhóm điều khoản đầu tiên cần viết kỹ. Văn bản phải nói rõ loại nội dung (video ngắn, bài đánh giá, livestream trải nghiệm, tham gia sự kiện), số lượng từng loại và nền tảng đăng. Một ví dụ cách ghi: 3 video TikTok, 5 bài Instagram và 1 buổi livestream, mỗi loại kèm ngày đăng dự kiến. Ghi đủ như vậy thì KOL không thể đăng nhầm kênh hay đổi định dạng mà hai bên chưa thống nhất. Xem thêm cách làm việc với người làm nội dung trong danh mục KOL & KOC.
Các đầu mục nên có trong phần phạm vi công việc:
- Định dạng cụ thể, thời lượng tối thiểu của video hoặc độ dài bài viết.
- Thông điệp bắt buộc, hashtag và lời kêu gọi hành động phải có, sản phẩm phải xuất hiện trong khung hình.
- Mức độ tự do sáng tạo của KOL: phần nào được tự nói, phần nào phải theo kịch bản.
- Hạn nộp bản nháp để duyệt, số lần chỉnh sửa được tính trong giá, thời gian chờ chỉnh sửa.
- Thời gian giữ bài trên trang cá nhân, ví dụ ghi "giữ bài ít nhất 30 ngày kể từ ngày đăng".
Về KPI, hợp đồng cần công thức chứ không cần lời hứa. Ghi rõ chỉ số nào được tính (lượt xem, tương tác, lượt bấm), đo ở đâu, chốt số vào ngày nào sau khi đăng, và khoản thanh toán thay đổi ra sao khi không đạt. Ví dụ giả định: hai bên chốt mốc 100.000 lượt xem và dung sai 10%. Video đạt 90.000 lượt thì không trừ tiền. Video đạt 70.000 lượt thì phần hụt ngoài dung sai là 20%, khoản thanh toán đợt cuối giảm tương ứng theo công thức đã ghi. Kết hợp điều khoản này với bước sàng lọc KOC trước khi booking, bạn hạn chế được tình trạng đối tác nhận cọc rồi để sản phẩm nằm đó.
Quyền sử dụng hình ảnh và cơ chế whitelisting trong thoả thuận
Câu hỏi đầu tiên: ai sở hữu nội dung sau khi đăng, và thương hiệu có được dùng lại không? Hợp đồng cần ghi thương hiệu được đăng lại video trên kênh chính thức hay không, được cắt ghép làm quảng cáo hay không, trong bao lâu và trên những nền tảng nào. Thiếu phần này, khiếu nại bản quyền có thể đến sau khi chiến dịch đã xong.
Điểm mù hay gặp là nhãn hàng tự cắt video của KOL để chạy quảng cáo từ tài khoản doanh nghiệp khi chưa có đồng ý bằng văn bản. Quảng cáo kiểu này có thể bị báo cáo vi phạm bản quyền, dẫn tới mẫu quảng cáo bị từ chối hoặc tài khoản quảng cáo bị hạn chế.
Nếu muốn chạy quảng cáo trực tiếp từ tài khoản của KOL (whitelisting) hoặc dùng mã Spark Ads trên TikTok, hợp đồng nên có:
- Hình thức cấp quyền: mã Spark Ads, cấp quyền trong trình quản lý quảng cáo, hay KOL tự bật quảng cáo.
- Thời gian được chạy, tính từ ngày nào đến ngày nào.
- Nền tảng được chạy và ngân sách chạy tối đa nếu KOL yêu cầu giới hạn.
- Ai được sửa chữ quảng cáo, ai chịu trách nhiệm thiết lập, ai xem được số liệu.
- Phí quyền sử dụng tính riêng hay đã gộp trong cát-xê.
Câu hỏi tự soát: trong các video KOL bạn đang chạy quảng cáo, có video nào bạn không tìm được văn bản cho phép? Nếu có, xin bổ sung ngay hôm nay.
Điều khoản độc quyền đối thủ và bảo mật thông tin
Doanh nghiệp cần ghi rõ khoảng thời gian KOL không nhận chiến dịch của thương hiệu cạnh tranh trực tiếp, trước, trong và sau chiến dịch. Ví dụ cách ghi: không hợp tác với đối thủ cùng ngành trong 3 tháng tính từ khi kết thúc chiến dịch. Phần định nghĩa "đối thủ" quan trọng ngang phần thời gian: ghi "các thương hiệu kem chống nắng" dễ thực hiện và dễ đo hơn "các thương hiệu mỹ phẩm".
Ảnh: Tima Miroshnichenko
Với chiến dịch ra mắt sản phẩm mới, cần điều khoản bảo mật về công thức, hình ảnh, giá bán và mọi thông tin chưa công bố. Thông tin rò rỉ trước ngày mở bán thì điều khoản này là căn cứ để yêu cầu bồi thường. Với chiến dịch lớn, có thể tách thành một thoả thuận bảo mật riêng ký trước khi gửi brief.
Giới hạn của cách làm này: KOL có lịch hợp tác dày thường từ chối độc quyền dài hạn nếu thù lao không tương xứng. Đòi độc quyền quá dài hoặc quá rộng làm giá tăng mà lợi ích không tăng theo. Cân nhắc chỉ giữ độc quyền trong giai đoạn cao điểm của chiến dịch, và trả thêm cho phần thời gian kéo dài nếu thật sự cần.
Chi phí, thuế và chế tài xử lý vi phạm hợp đồng
Hình thức ký quyết định nhiều thứ về thuế và cách xử lý tranh chấp:
| Tiêu chí so sánh | Ký trực tiếp với KOL cá nhân | Ký qua đơn vị đại diện / MCN |
|---|---|---|
| Hoá đơn và thuế | Thường không có hoá đơn; doanh nghiệp thường phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi chi trả | Có hoá đơn giá trị gia tăng, thuận tiện hạch toán chi phí |
| Đàm phán và pháp lý | Dễ thiếu điều khoản nếu chỉ thoả thuận qua tin nhắn | Thường có hợp đồng mẫu sẵn, cần đọc kỹ điều khoản có lợi cho bên đại diện |
| Vận hành và kiểm duyệt | Doanh nghiệp tự liên hệ, nhắc lịch, duyệt nội dung, theo dõi số liệu từng người | Làm việc qua một đầu mối điều phối, nghiệm thu tập trung |
Khi ký với cá nhân không có hoá đơn, báo giá thường là giá thực nhận. Phần thuế doanh nghiệp khấu trừ và nộp thay cần cộng vào ngân sách; mức khấu trừ và ngưỡng áp dụng theo quy định hiện hành, nên hỏi kế toán trước khi chốt. Ghi rõ trong hợp đồng giá là "net" hay "gross" để không ai phải tranh luận lúc thanh toán. Người có ảnh hưởng cũng có nghĩa vụ kê khai, nộp thuế với thu nhập từ quảng cáo, nên một hợp đồng rõ ràng giúp cả hai bên.
Dòng tiền nên chia theo tiến độ thay vì trả hết một lần. Ví dụ một cách chia: trả 50% khi ký, 50% sau khi bài đăng đúng yêu cầu. Bạn có thể chia thêm mốc duyệt kịch bản nếu chiến dịch dài. Hợp đồng cũng cần ghi cách hoàn tiền hoặc phạt khi KOL gỡ bài trước thời hạn, đăng trễ lịch hoặc đăng sai nội dung đã duyệt. Mức phạt vi phạm có giới hạn tuỳ loại hợp đồng và tư cách bên ký, nên nhờ luật sư xem trước khi điền con số.
Một điều khoản hay bị quên là điều khoản đạo đức: nếu KOL vướng bê bối ảnh hưởng trực tiếp tới hình ảnh nhãn hàng trong lúc chiến dịch đang chạy, doanh nghiệp được đơn phương chấm dứt, yêu cầu gỡ toàn bộ nội dung liên quan và xem xét bồi thường. Đo lại hiệu quả sau mỗi đợt bằng cách đo hiệu quả chiến dịch KOC để có số liệu khi nghiệm thu.
Checklist điều khoản cần có trước khi ký
Danh sách này không thay cho tư vấn pháp lý và không phải hợp đồng mẫu. Dùng nó để soát hợp đồng bạn đang có, hoặc hợp đồng mẫu đối tác gửi tới; điều khoản nào còn trống thì bổ sung bằng phụ lục và nhờ người có chuyên môn pháp lý xem trước khi ký.
- Thông tin hai bên, người đại diện ký, tư cách ký (cá nhân, hộ kinh doanh, công ty).
- Loại nội dung, số lượng, nền tảng, ngày đăng dự kiến.
- Thông điệp bắt buộc, hashtag, nhãn quảng cáo theo quy định của nền tảng.
- Hạn nộp bản nháp, số lần chỉnh sửa, quy trình duyệt bằng văn bản.
- KPI: chỉ số nào, đo ở đâu, ngày chốt số, dung sai, cách tính khi không đạt.
- Thời gian giữ bài, có ghim hay không.
- Quyền sở hữu, quyền dùng lại nội dung, quyền chạy quảng cáo và thời hạn.
- Độc quyền: định nghĩa đối thủ, thời gian trước, trong, sau chiến dịch.
- Bảo mật thông tin chưa công bố.
- Giá net hay gross, ai xuất hoá đơn, ai nộp thuế.
- Lịch thanh toán gắn với mốc nghiệm thu.
- Chế tài khi xoá bài sớm, đăng trễ, đăng sai, vi phạm độc quyền.
- Điều khoản đạo đức và quyền đơn phương chấm dứt.
- Cách giải quyết tranh chấp: thương lượng trước, sau đó là toà án hoặc trọng tài.
Ba việc làm được ngay trong tuần này:
- Lấy hợp đồng KOL gần nhất bạn đã ký, soát theo checklist trên và đánh dấu điều khoản còn thiếu.
- Bổ sung điều khoản quyền chạy quảng cáo và chế tài xoá bài vào mẫu hợp đồng dùng cho đợt tới.
- Viết sẵn một bảng nghiệm thu KPI (chỉ số, nơi đo, ngày chốt) để gửi kèm hợp đồng.
Nếu bạn cần một đội làm việc với KOL theo hợp đồng và quy trình nghiệm thu rõ ràng, hãy xem dịch vụ booking KOL/KOC của UP AGENCY, với mạng lưới hơn 2000 KOL/KOC. Có trường hợp cụ thể cần trao đổi thì gửi thông tin qua trang liên hệ.
Câu hỏi thường gặp
Booking một video với Micro KOL có cần làm hợp đồng không?
Nên có. Giá trị nhỏ thì không cần văn bản dài, nhưng ít nhất phải có một thoả thuận bằng văn bản ghi nội dung, ngày đăng, thời gian giữ bài, quyền dùng lại và cách thanh toán. Email xác nhận đủ các mục này tốt hơn nhiều so với vài tin nhắn rời rạc.
Hợp đồng booking KOL có bắt buộc phải công chứng không?
Thông thường hợp đồng dịch vụ quảng cáo giữa doanh nghiệp và KOL không thuộc nhóm bắt buộc công chứng. Hợp đồng ký đúng thẩm quyền, có chữ ký hoặc xác nhận điện tử hợp lệ của hai bên là có giá trị ràng buộc. Hợp đồng giá trị lớn hoặc có yếu tố nước ngoài thì nên hỏi luật sư.
KOL gửi hợp đồng mẫu của họ thì nên làm gì?
Không cần soạn lại từ đầu. Đối chiếu hợp đồng mẫu với checklist trong bài, gạch ra những điều khoản còn thiếu hoặc chỉ có lợi cho một bên, rồi đề nghị bổ sung bằng phụ lục. Phần hay thiếu là quyền chạy quảng cáo, thời gian giữ bài và chế tài khi xoá bài sớm.