Bóc tách báo giá agency marketing là tách con số tổng thành ba khoản: phí dịch vụ của agency, ngân sách quảng cáo trả thẳng cho nền tảng và chi phí kỹ thuật ban đầu. Sau đó soát phạm vi việc, số lần chỉnh sửa và đơn giá khi vượt phạm vi — ba chỗ phí ẩn hay nằm, cần được ghi rõ trên giấy.
Bóc tách báo giá agency marketing thành ba khoản chi
Một chủ shop nhận hai báo giá cho cùng một gói quảng cáo và nội dung hằng tháng. Bên thứ nhất gửi một dòng tổng; bên thứ hai gửi ba trang chi tiết với con số cao hơn. Nhìn qua thì bên thứ nhất rẻ hơn, nhưng đến khi tách ra mới thấy dòng tổng đó chưa gồm ngân sách quảng cáo và chưa gồm phí cài đặt đo lường. Hai báo giá không cùng phạm vi thì không so được.
Báo giá agency marketing là văn bản agency gửi để nêu việc sẽ làm và tiền doanh nghiệp phải trả. Một báo giá rõ ràng tách được thành ba khoản:
- Phí dịch vụ agency (service fee hoặc retainer): trả cho công sức chuyên môn — nghiên cứu, lập kế hoạch, viết nội dung, thiết kế, vận hành quảng cáo, báo cáo — trong suốt kỳ hợp đồng.
- Ngân sách quảng cáo (ad spend): tiền trả thẳng cho nền tảng như Facebook, TikTok, Google, tách hẳn khỏi phí dịch vụ.
- Chi phí kỹ thuật ban đầu: cài mã theo dõi chuyển đổi, cấu hình công cụ đo lường, chuẩn hoá các điểm chạm trên website hoặc gian hàng.
Bảng sau giúp phân biệt một báo giá minh bạch với một báo giá dễ phát sinh phí ẩn:
| Tiêu chí | Báo giá minh bạch | Báo giá dễ phát sinh phí ẩn |
|---|---|---|
| Phí dịch vụ | Tách theo đầu việc và vị trí nhân sự | Một con số tổng, không rõ ai làm gì |
| Ngân sách quảng cáo | Tách riêng, doanh nghiệp nạp hoặc có hoá đơn nền tảng | Gộp vào phí dịch vụ, không đối soát được |
| Giới hạn chỉnh sửa | Ghi số lần góp ý cho từng loại sản phẩm và đơn giá khi vượt | Không ghi, dễ cãi nhau về sau |
| Chi phí kỹ thuật | Liệt kê từng hạng mục cài đặt ban đầu | Không nhắc tới, phát sinh sau khi ký |
Khi đọc phí dịch vụ, hãy đề nghị agency ghi rõ từng vị trí tham gia: người lập kế hoạch, người viết nội dung, người thiết kế, người chạy quảng cáo, và mỗi người dành cho dự án bao nhiêu thời gian. Bạn sẽ biết mình có đang trả cho một vị trí không thật sự có mặt hay không. Các bài khác cùng chủ đề nằm trong chuyên mục Chi phí & báo giá.
Ba khoản phí ẩn hay bị lờ đi khi đọc báo giá
Phần lớn khoản đội ngân sách không nằm ở con số tổng mà ở những việc báo giá không nhắc tới. Ba chỗ hay gặp:
Phí cài đặt kỹ thuật ban đầu
Cài mã theo dõi chuyển đổi, dựng sự kiện đo lường, gắn công cụ phân tích cho website hoặc gian hàng là việc thật, tốn giờ công thật. Nếu báo giá không ghi, phần này dễ thành khoản phát sinh sau khi đã ký. Câu nên hỏi: "Phí dịch vụ đã gồm cài đặt đo lường ban đầu chưa, gồm những hạng mục nào?"
Việc phát sinh ngoài phạm vi
Doanh nghiệp hay thêm việc giữa chừng: làm thêm banner dịp lễ, quay thêm video ngắn ngoài kế hoạch, mở thêm một kênh. Agency tính thêm cho phần này là hợp lý, nhưng phải có đơn giá thoả thuận trước. Câu nên hỏi: "Việc ngoài phạm vi được báo giá thế nào và ai duyệt trước khi làm?"
Chỉnh sửa không có giới hạn
Báo giá không ghi số lần góp ý thì hai bên dễ hiểu khác nhau. Doanh nghiệp nghĩ được sửa đến khi ưng; agency nghĩ sau vài lần là bắt đầu tính giờ công. Câu nên hỏi: "Mỗi ấn phẩm được góp ý mấy lần, từ lần nào thì tính phí, tính theo cách nào?"
Câu hỏi tự soát: tháng gần nhất, doanh nghiệp của bạn đã yêu cầu agency làm bao nhiêu việc không có trong kế hoạch ban đầu?
Cách quy đổi giờ công và giới hạn chỉnh sửa để tránh phát sinh chi phí
Số lần chỉnh sửa và đơn giá giờ công nên được ghi ngay trong báo giá, không đợi tới lúc phát sinh. Có ba cách tính phí vượt phạm vi hay gặp:
- Theo giờ: lấy đơn giá giờ công nhân với số giờ phát sinh.
- Theo hạng mục: mỗi banner, mỗi video, mỗi bài viết phát sinh có một đơn giá cố định.
- Gói dự phòng: doanh nghiệp trả trước một quỹ giờ cho việc phát sinh trong tháng, dùng hết thì báo trước khi làm tiếp.
Đơn giá giờ công nên được tính từ chính phí nhân sự trong hợp đồng, để hai bên cùng kiểm lại được:
Đơn giá giờ = Phí nhân sự trong tháng ÷ Số giờ làm việc chuẩn trong tháng
Phí phát sinh = Đơn giá giờ × Số giờ phát sinh
Ví dụ giả định (số tự đặt để minh hoạ cách tính, không phải giá thị trường): phần phí nhân sự trong hợp đồng là 16 triệu đồng mỗi tháng, ứng với 160 giờ làm việc chuẩn. Đơn giá giờ là 16 ÷ 160 = 0,1 triệu đồng, tức 100.000 đồng mỗi giờ. Hợp đồng cho mỗi ấn phẩm 3 lần góp ý; doanh nghiệp yêu cầu sửa thêm lần thứ tư và lần thứ năm, tốn 2 giờ. Phí phát sinh là 100.000 × 2 = 200.000 đồng, ghi vào phụ lục thanh toán của tháng đó kèm tên ấn phẩm và ngày yêu cầu.
Cách tính này chỉ công bằng khi "một lần góp ý" được định nghĩa rõ: gom mọi ý của các phòng ban vào một lần gửi. Nếu ba người bên doanh nghiệp gửi ba lượt góp ý rời nhau, agency sẽ tính thành ba lần — và họ có lý.
Sai lầm khi so sánh báo giá giữa các agency
Chọn bên có con số tổng thấp hơn mà không xem phạm vi là sai lầm hay gặp. Báo giá quá thấp thường đi kèm ít người làm hơn, người làm ít kinh nghiệm hơn hoặc ít giờ dành cho dự án hơn mỗi tháng. Phân tích kỹ hơn về đánh đổi này có trong bài toán chi phí khi thuê agency hay tự làm.
Ảnh: kaboompics
Thay vì so con số tổng, hãy đưa các báo giá về cùng một khung: cùng danh sách đầu việc, cùng số ấn phẩm, cùng số lần góp ý, cùng cách tính việc phát sinh. Sau đó mới so năng lực: agency đã làm dự án tương tự chưa, người trực tiếp làm là ai, báo cáo hằng tháng gồm những gì. Đo kết quả sau khi chạy cũng cần thống nhất từ đầu — xem cách tính ROAS và bóc tách điểm mù doanh thu để hai bên dùng chung một cách tính.
Checklist trước khi ký: phạm vi việc và quyền sở hữu tài khoản
Trước khi ký, hãy rà thoả thuận theo các mục dưới. Đây là danh sách để soát, không thay cho ý kiến của người phụ trách pháp lý.
- Phạm vi công việc: danh sách ấn phẩm bàn giao hằng tháng, số lượng, kênh triển khai, nhân sự trực tiếp làm.
- Cơ cấu chi phí: phí dịch vụ tách khỏi ngân sách quảng cáo; chi phí kỹ thuật ban đầu ghi riêng.
- Giới hạn chỉnh sửa: số lần góp ý cho từng loại ấn phẩm, cách tính khi vượt.
- Nghiệm thu và thanh toán: mốc gửi báo cáo, tiêu chí thế nào là hoàn thành, mốc thanh toán theo từng giai đoạn.
Kiểm tra tài khoản quảng cáo có thuộc sở hữu doanh nghiệp không:
- Trình quản lý doanh nghiệp trên Meta (Business Manager) và TikTok Business Center do doanh nghiệp tạo, quyền quản trị đầy đủ (admin) nằm trong tay người của doanh nghiệp; agency được thêm vào với vai trò đối tác.
- Tài khoản quảng cáo nằm trong trình quản lý của doanh nghiệp, không nằm trong trình quản lý của agency.
- Mã theo dõi (Meta Pixel, TikTok Pixel), tài khoản Google Analytics và Google Tag Manager do doanh nghiệp sở hữu; agency chỉ được cấp quyền.
- Có một bảng ghi tài khoản nào, ai đang có quyền gì, cập nhật mỗi khi đổi người phụ trách.
- Hợp đồng ghi rõ khi kết thúc, agency gỡ quyền của mình và bàn giao lại thiết kế gốc, nội dung, dữ liệu.
Ba câu nên hỏi agency ngay khi nhận báo giá:
- Chi phí cài đặt kỹ thuật ban đầu đã tính trong phí dịch vụ chưa?
- Nếu đổi hướng nội dung giữa chừng, quy trình và cách tính phí phát sinh ra sao?
- Ai trực tiếp làm dự án và mỗi người dành bao nhiêu thời gian cho thương hiệu?
Khi nào thuê agency chưa phù hợp và ba việc làm ngay
Thuê agency không hợp với mọi giai đoạn. Khi sản phẩm chưa ổn định quy trình vận hành nội bộ, doanh nghiệp chưa có ai đủ chuyên môn để nghiệm thu, hoặc muốn tự nắm dữ liệu khách hàng từng ngày, thuê ngoài dễ thành trả tiền cho việc không ai kiểm được. Cái giá khi làm việc với agency còn là thời gian thống nhất quy trình ở những tuần đầu, và việc bị làm lại khi brief không rõ.
Ba việc làm được ngay trong tuần này:
- Rà lại các hợp đồng agency hiện có, đánh dấu những khoản phụ thu chưa có đơn giá rõ ràng.
- Đề nghị agency gửi cách tính giờ công và quy định số lần góp ý cho từng loại ấn phẩm.
- Chuẩn hoá lại brief và bảng tiêu chí nghiệm thu trước khi xin báo giá mới.
Làm việc theo một quy trình làm việc với agency marketing rõ ràng giúp hai bên bớt thời gian thử sai ở tháng đầu. Nếu muốn nhận một báo giá đã tách sẵn ba khoản chi và ghi rõ cách tính việc phát sinh, bạn có thể xem tất cả dịch vụ hoặc liên hệ nhận tư vấn với UP AGENCY — đội ngũ 13 năm kinh nghiệm trong marketing và truyền thông.
Câu hỏi thường gặp
Phí dịch vụ tính theo phần trăm ngân sách quảng cáo hay phí cố định thì hợp hơn?
Mỗi cách có đánh đổi. Tính theo phần trăm ngân sách dễ áp dụng khi chi tiêu quảng cáo thay đổi theo mùa, nhưng agency có lợi khi ngân sách tăng dù kết quả không tăng. Phí cố định buộc hai bên ghi rõ phạm vi việc ngay từ đầu. Dù chọn cách nào, hãy gắn phí với danh sách đầu việc cụ thể.
Có nên để agency nạp tiền quảng cáo hộ không?
Được, nếu tài khoản quảng cáo vẫn nằm trong trình quản lý của doanh nghiệp và hằng tháng agency gửi kèm hoá đơn hoặc lịch sử thanh toán xuất từ nền tảng. Đối soát số đã nạp với số nền tảng ghi nhận trước khi thanh toán phí dịch vụ tháng đó.
Doanh nghiệp xử lý thế nào khi agency tự ý thay đổi nhân sự phụ trách dự án?
Hợp đồng nên có điều khoản về nhân sự chủ chốt: muốn thay người, agency phải báo trước bằng văn bản và người thay thế có kinh nghiệm tương đương. Khi đổi người, đề nghị một buổi bàn giao có mặt cả người cũ, người mới và đầu mối bên doanh nghiệp.
Khi nào nên chuyển từ phí cố định hằng tháng sang trả phí theo hiệu suất?
Khi doanh nghiệp đã có dữ liệu chuyển đổi ổn định qua nhiều tháng, quy trình bán hàng không còn thay đổi lớn và đo được biên lợi nhuận trên mỗi đơn. Khi chưa đủ các điều kiện đó, hai bên sẽ tranh cãi về việc đơn hàng đến từ đâu nhiều hơn là làm việc.